Decerno fick förtroendet att effektivisera processen kring att söka en bostad i Uppsala.
Tidigare hade varje fastighetsbolag i Uppsala en egen förmedling och en egen kö. Det innebar svårigheter för sökande att få en överblick över utbudet och krångligt att behöva stå i flera köer. Administrationen av en egen kö med tillhörande systemstöd var också dyrt och ineffektivt för fastighetsbolagen. Tanken föddes därför att effektivisera detta och skapa en gemensam kö för både privata och kommunala hyresvärdar där lägenheterna förmedlas via en effektiv och transparent bostadsförmedling.
Decerno kom in tidigt i arbetet och hjälpte till med strategi, processer och organisation för bostadsförmedlingen.
Utöver den digitala tjänsten för slutanvändarna, utvecklades flera system för att digitalisera verksamhetsprocesserna.
Förmedlarna på Bostadsförmedlingen har ett verksamhetssystem där de kan hantera alla sökande, lägenheter och tilldelningsprocesser i bakgrunden.
Extranät för hyresvärdar
Hyresvärdarna har fått ett extranät som effektiviserar deras verksamhetsprocesser samt hjälper dem att administrera deras hyresrätter och hantera föreslagna kontraktspersoner.
På den publika webbplatsen kan sökande registrera sig, betala och hitta sin drömbostad. Bostadssökande kan även lätt hitta och hantera sina intresseanmälningar. Webbplatsen har även stöd för att hantera en sökandes processer kring visning av bostäder, uppladdning av intyg, utvärderingar av kriterier och tilldelning.
Uppsala Bostadsförmedling har en bred målgrupp som innefattar flera olika användartyper med en sak gemensamt – de har för avsikt att bo och leva i Uppsala regionen.
Den breda målgruppen innehåller ett antal typer av användarbeteenden där respektive användare drivs av sina specifika användningsmål och drivkrafter. Det kan vara studenten som behöver ett boende under sin studieperiod, paret som funderar på att sälja sin bostadsrätt och flytta till nyproducerad hyresätt eller någon som desperat söker tak över huvudet.
Uppsala Bostadsförmedling arbetar utifrån uppsatta inriktningsmål och utifrån dessa även mer nischade problemställningar. Navet i verksamheten är att ständigt ha en kö där befintliga användare förnyar sin köavgift samt att nya användare kommer in och ställer sig i
bostadskön.
Inriktningsmålen ger oss en möjlighet att se över att våra insatser skapar effekt. Genom att kontinuerligt bevaka resultatet av antalet förmedlade bostäder, inlevererade bostäder och nya hyresvärdar så stärker vi Uppsala Bostadsförmedlings vision:
“Vi är en självklar aktör på hyresmarknaden och genom en enkel och trygg väg till bostad bidrar vi till Uppsalas och regionens utveckling.”
Genom att kontinuerligt arbeta med insikter och löpande förbättringar (mer under arbetsprocess) så vidareutvecklades webbplatsen utifrån användarens behov.
En av de initiala måluppfyllelserna var att nå prognosen av antalet sökande. Målet överstegs med 43% (prognos 65 000 sökande, totalt 93 000 sökande).
Kontinuerligt så följs även information upp från verksamhetssystemet som hanterar all data som är av vikt. Genom att ha ett visualiserat gränssnitt (power bi) så kan Uppsala Bostadsförmedling lätt se antal intresseanmälningar, betalningar, automatiska kreditkontroller, kösystem och redovisningsunderlag. När utvecklingsaktiviteter genomförs så är detta ett bra underlag för att påvisa förändringar.
En grundsten i arbetsprocessen är att vi arbetat med ett dedikerat team som har hög förståelse för hela Uppsala Bostadsförmedlings affär. Genom att använda ett datadrivet arbetssätt med inspiration från e-handel så arbetar vi med att samla kvalitativ och kvantitativ data om våra slutanvändare detta gör att vi skapar hög förståelse om våra användare och kan på så sätt vidareutveckla lösningen utifrån de användarbeteenden och mönster som vi ser.
Genom att följa användarens väg från besökare till konverterande användare så samlar vi insikter till Uppsala Bostadsförmedling som medför att de kan vidareutveckla sin kommunikation så att de bemöter användaren i rätt kontext. Aktiviteter som genomförs är baserade på insikter och historisk data kring vilka intressen användarna har. Genom att nyttja google och deras Adwords funktionalitet så lär vi oss även om vilken typ av sökbeteende användaren har, och på så sikt kan vi ytterligare förädla vårt innehåll.
Insikter samlas i rapporteringsmöten där deltagare från verksamheten och leverantör sitter med och diskuterar utfall, design och funktionsförändringar utifrån dataanalys, omvärldsbevakningar samt planerar och prioriterar utifrån vilka utvecklingsaktiviteter som skapar mest värde.
Inom ramen för varje utvecklingsiteration så arbetar vi agilt och nära Uppsala Bostadsförmedling. Resultatet av varje lanserad iteration följs upp och rapporteras tillbaka till verksamheten.
När du bokar ett möte med oss kan du förvänta dig:
